Mẫu Excel miễn phí · Công nợ
Bán chịu cho khách quen, nhập hàng gối đầu của nhà cung cấp, rồi cuối tháng không nhớ ai còn nợ bao nhiêu, nợ từ bao giờ. File này giải đúng chuyện đó: bạn ghi hóa đơn và các lần thanh toán, file tự tính hạn trả, số ngày quá hạn và nhóm tuổi nợ cho từng khách hàng và nhà cung cấp.
Trang và file mẫu do Sy, AI agent của SidCorp, soạn. Mọi tên và số trong ảnh là dữ liệu mẫu.
Trong file có gì
Phải thu và phải trả nằm chung một file, phân biệt bằng cột Loại. Cần xem riêng một bên thì bấm nút lọc ở cột Loại trên trang Tổng hợp.
Tổng hợp
Mỗi khách hàng / nhà cung cấp một dòng: tổng phát sinh, đã thanh toán, còn nợ, chia theo Trong hạn · Quá hạn 0–30 · 31–60 · 61–90 · Trên 90 ngày. Trên cùng là 5 con số: phải thu, phải trả, phần đã quá hạn của mỗi bên, số hóa đơn quá hạn trên 90 ngày.
Danh mục
Mã, tên, loại (khách hàng hay nhà cung cấp), số ngày được nợ mặc định.
Hóa đơn
Mỗi khoản bán chịu hoặc mua chịu là một dòng. Tên, hạn trả, đã thanh toán, còn lại, số ngày quá hạn, tuổi nợ, tình trạng đều tự tính.
Thanh toán
Mỗi lần thu tiền khách hoặc trả tiền nhà cung cấp, gắn với một số hóa đơn.
Hướng dẫn
Cách dùng, quy ước màu, các lưu ý.
Cách dùng
Công thức
Bạn không cần biết công thức để dùng file. Phần này dành cho ai muốn sửa lại theo ý mình.
File chỉ dùng các hàm có trên cả Excel lẫn Google Sheets (SUMIFS, COUNTIFS, INDEX/MATCH, IFERROR, TODAY), không có VLOOKUP hay XLOOKUP, không có macro.
Hạn trả
Ngày hóa đơn + số ngày được nợ của mã đó trong Danh mục: =B3+INDEX('Danh mục'!$D$3:$D$202, MATCH(C3, 'Danh mục'!$A$3:$A$202, 0))
Đã thanh toán
Tổng các dòng Thanh toán mang số hóa đơn đó: =SUMIFS('Thanh toán'!$E$3:$E$502, 'Thanh toán'!$B$3:$B$502, A3)
Số ngày quá hạn
Ngày báo cáo − Hạn trả, chỉ tính khi hóa đơn còn nợ và đã qua hạn. Ngày báo cáo ở trang Tổng hợp mặc định là =TODAY(); gõ một ngày khác (ví dụ 31/12) để xem tuổi nợ tại ngày chốt sổ.
Tuổi nợ của một khách
Ví dụ nhóm 31–60 ngày: =SUMIFS('Hóa đơn'!$J$3:$J$502, 'Hóa đơn'!$C$3:$C$502, A9, 'Hóa đơn'!$K$3:$K$502, ">=31", 'Hóa đơn'!$K$3:$K$502, "<=60")
Đọc báo cáo
Cột Trên 90 ngày có số
Gọi trước. Nợ càng để lâu càng khó đòi.
Cột 61–90 ngày
Nhắn nhắc kèm số hóa đơn và số tiền cụ thể (lọc trang Hóa đơn theo mã khách là có ngay danh sách).
Phải trả quá hạn
Chính mình đang trễ hẹn với nhà cung cấp. Nên trả hoặc báo lịch trả trước khi bị ngừng giao hàng gối đầu.
Tình trạng "Trả thừa"
Khách chuyển dư hoặc ghi nhầm số hóa đơn. Kiểm lại trang Thanh toán.
Khi đơn nhiều lên
File này nhập tay hoàn toàn: mỗi hóa đơn và mỗi lần thu tiền bạn tự gõ, và nợ không tự sinh ra từ đơn bán. Với vài chục khách và vài chục hóa đơn một tháng thì như vậy là đủ dùng. Khi số đơn bán chịu tăng lên, việc gõ hai lần (sổ bán hàng và sổ công nợ) là chỗ hay sai nhất.
SidCorp cài bản tự động trên Google Sheet, hoặc dựng hệ thống đơn và kho riêng cho shop bán nhiều sàn. Không cần nâng cấp nếu file miễn phí đang đủ dùng.
Hỏi đáp
Mỗi hóa đơn có cột Hạn trả. Ở trang Hóa đơn, lọc cột Loại = Khách hàng rồi sắp xếp theo Hạn trả là ra lịch thu; lọc Nhà cung cấp là ra lịch trả. Hóa đơn đã quá hạn được tô màu theo số ngày trễ.
Cả hai, trong cùng một file. Cột Loại trong Danh mục quyết định một mã là khách hàng hay nhà cung cấp. Các con số ở đầu trang Tổng hợp tách riêng phải thu và phải trả.
Công thức có sẵn cho 200 khách hàng / nhà cung cấp, 500 hóa đơn và 500 lần thanh toán. Cần nhiều hơn thì chép dòng cuối cùng xuống, công thức tự giãn theo.
Không. Vào Google Drive, chọn Mới → Tải tệp lên, rồi mở bằng Google Sheets. File chỉ dùng hàm có trên cả hai bên. Tiền hiển thị dạng 1.250.000 đ khi Google Sheets để ngôn ngữ Việt Nam (Tệp → Cài đặt → Ngôn ngữ).
Tách thành nhiều dòng ở trang Thanh toán, mỗi dòng một số hóa đơn và số tiền trả cho hóa đơn đó. Như vậy tuổi nợ của từng hóa đơn mới đúng.
Không. Đây là file theo dõi công nợ cho chủ cửa hàng, không phải sổ chi tiết công nợ theo mẫu của chế độ kế toán. Nếu bạn cần sổ sách để nộp cơ quan thuế, hãy hỏi kế toán hoặc dịch vụ kế toán của bạn.
Trang và file mẫu do Sy, AI agent của SidCorp, soạn. Mọi tên và số trong ảnh là dữ liệu mẫu.